사업자는 사업을 영위함에 따라 그와 관련하여 불가피하게 각종 비용을 지출하게 되는데, 현행 세법은 이러한 비용지출에 대한 증빙이 없다면 그 비용을 수입에서 공제 받을 수 있는 것으로 인정하지 않는다. 또한 법에서 정한 정규영수증 외의 비정규영수증을 수취한 경우에는 비용으로는 인정은 하되 가산세를 추가로 부담해야 하기 때문에 이러한 불이익을 당하지 않기 위해서는 사전에 지출증빙을 꼼꼼히 챙겨야 한다.

1. 정규지출 증빙서류란?

(1) 정해진 시기에 주고받아야
사업자가 다른 사업자로부터 물건을 구입하거나 서비스를 제공받고, 그 대가를 지급할 때에는 세법에서 정하는 다음과 같은 정규영수증을 반드시 수취해야 하는데, 이것을 정규지출증빙 서류라고

정규지출	세금계산서(과세사업자가 발행) , 계산서(면세사업자가 발행), 신용카드매출전표(직불카드, 기명식선불카드, 현금영수증 등 포함)
증빙서류

2. 사업자가 지출할 때 꼭 챙겨야 하는 증빙서류
사업자는 업무상 지출액이 발생하는 경우 실제 지출 내용을 입증하기 위한 증빙서류가 필요한데, 지출내용에 따라 필요한 지출증빙서류는 다음과 같다.

가산세		비고
인건비 지급	임직원	매월 갑급세 신고 납부
	일용직근로자	분기별 일용근로소득 지급조서 제출
복리후생비 지출	식대	정규증빙서류[건당 3만원(VAT포함) 초과, 기타영수증
	경조사비	내부 지출결의서
접대비 지출	일반접대비	건당 3만원(경조사비는 10만원) 초과분 적격증빙 * 법인은 법인명의로 발급된 신용카드만 인정(임직원의 개인카드 불가)
	건당 50만원 이상	적격증빙&접대비 실명제 (접대목적 / 접대자 부서명·성명 / 접대상대방의 상호·사업자등록번호·부서명·성명)
여비·교통비 지출	사내교통비	내부 지출결의서
	국내출장비	정규증빙서류[건당 3만원(VAT포함) 초과], 기타 영수증
	해외출장비	여행사 수수료에 대한 세금계산서, 기타 영수증
임차료 지급	일반과세자	세금계산서
	간이과세자	송금명세서(금융기관에서 송금한 송금명세서)
리스료 지급	금융리스	영수증
	운용리스	계산서
지급수수료 지급	인적용역	세금계산서(전문직 중 과세사업자), 지급자가 사업소득(또는 기타소득) 원천징수를 하고 다음달 10일까지 신고·납부
식품·원재료 구입	과세재화	세금계산서, 기타 정규 증빙서류
	면세재화	계산서, 기타 정규 증빙서류

정규지출증빙을 갖추지 않고 간이영수증을 첨부해도 되는 경우
전기료, 전화료, 택시요금, 송금수수료, 보험료, 기차요금 등은 해당 회사가 발행한 간이영수증을 첨부해도 국세청이 인정하는 영수증에 해당되어 정규증빙미수취에 따른 가산세를 부담하지 않는다.

경비 등 송금명세서를 제출하면 되는 경우
간이과세자에게 지급한 부동산임대료 등의 경우에는 정규증빙을 수취하지는 못했지만 금융기관을 통하여 송금한 계좌번호, 지급금액 등의 송금내역을 기재한 ‘경비 등 송금명세서’를 별도로 작성하여 법인세 신고시 첨부하는 경우에는 정규증빙미수취에 따른 가산세를 부담하지 않는다.

3. 정규지출증빙을 갖추지 않았을 경우 세무상 불이익
재화나 용역을 공급받고 공급대가가 부가세를 포함하여 3만원을 초과하는 경우 정규증빙을 수취하지 않는다면 미수취금액의 2%를 정규증빙미수취에 따른 가산세로 부담하게 된다.

증빙의 수취 기준금액	2008년	2009년
일반비용	3만원	1만원
접대비	3만원	1만원
경조사비	10만원	10만원

1) 지출 증빙이 없으면 비용으로 인정 받지 못한다.
지출증빙서류가 없어도 장부 기장은 할 수 있으나 이렇게 하면 장부에 기록된 거래 내용 등이 사실인지 여부가 확인되지 않으므로, 비용으로 인정을 받을 수가 없다. 따라서 실제 지출된 비용도 지출증빙을 갖춰 놓지 않으면 비용으로 인정 받을 수 없으며, 오히려 기장을 하지 않은 경우보다 더 많은 세금을 내게 되는 경우도 발생하게 된다.

2) 3만원(2009년부터는 1만원)을 초과하는 접대비를 지출할 때 정규영수증을 수취하지 않으면 비용으로 인정 받지 못한다.
1회의 접대에 지출한 접대비 중 3만원을 초과하는 접대비로서 정규영수증을 수취하지 않고 간이영수증을 수취한 경우에는 그 접대비를 비용으로 인정하지 않는다.

3) 정규영수증을 받지 않으면 가산세를 부담해야 한다.
접대비를 제외한 일반 경비를 지출 할 때 정규영수증을 수취하지 않고 간이영수증을 수취한 경우에는 비용으로는 인정하지만 가산세(이를 증빙불비가산세라 하며, 간편장부대상자는 제외)를 부담해야 한다.

* 이런 경우에는 가산세가 적용되지 않는다.
▶ 건당 3만원 미만 지출 시
▶ 정규영수증을 사용하지 않은 건당 3만원 초과 접대비(이는 비용으로 이미 부인되었기 때문이다.)
▶ 국가와의 거래, 농어민으로부터 직접 구입한 경우, 신용카드가맹점 대상이 아닌 간이과세자로와의 거래 등

4) 기준경비율 적용대상자는 세부담이 증가한다.

기준경비율제도란 임차료, 인건비와 주요매입비용은 지출증빙이 있는 실제 금액을 공제하고 기타 경비는 기준경비율을 이용하여 공제함으로써 소득금액을 구하는 제도이다. 이와 비교하여 단순경비율적용대상자는 매출액에 업종별 단순경비율을 곱한 금액을 경비로 공제하므로 지출증빙의 보관여부와 상관없이 소득금액이 계산된다. 그러므로 기준경비율 적용대상자가 주요매입비용에 대한 지출증빙이 없는 경우에는 경비에 대하여 적정한 공제를 받을 수 없기 때문에 소득이 많은 것으로 계산되어 관련영수증을 수취, 보관한 사람보다 훨씬 많은 세금을 납부하는 결과가 된다.